Aujourd’hui savoir comment communiquer en temps de crise est devenu essentiel. En effet, la situation inédite actuelle nous contraint à faire face à l’incertitude. Certes, nous entrons dans une nouvelle phase de déconfinement, mais cette phase va-t-elle se poursuivre sans aléas ? Il semble, en tout cas, prématuré d’imaginer un retour à la normale. Même en prévoyant des actions de communication pour la rentrée, un retour de l’épidémie de Covid-19 n’est pas à exclure à l’automne. Il faut revoir sa stratégie de communication afin de l'adapter au contexte actuel.
Prévoir ses actions de communication malgré tout
Il est indispensable d’aller de l’avant. La pause légitime imposée par le confinement ne peut pas perdurer. Aujourd’hui, les services de communication et les dirigeants doivent reprendre la parole et surtout préparer l’avenir en planifiant de nouveaux projets. Rien ne permettait de prévoir cette crise inédite, c’est vrai. Seulement, la société doit à nouveau avancer et l’économie reprendre ses droits. La situation peut sans doute permettre de faire le point sur ce qui est a conserver ou à changer dans le domaine de la communication. Aussi, il semble préférable d’:
- accroître sa présence digitale via les réseaux sociaux ;
- favoriser les moyens de communication à distance ;
- alterner des phases de télétravail et les horaires au bureau ;
- bannir les déplacements qui ne sont pas nécessaires ;
- concevoir de nouveaux projets en misant sur des outils innovants.
Les contraintes doivent faire naître d’autres possibilités et laisser place à l’innovation. Pour la sécurité de tous, les mesures barrières ne vont pas disparaître du jour au lendemain. Le virus est malheureusement toujours présent sur notre territoire. Accélérer le processus de déconfinement pour le bien-être économique du pays est indispensable mais ne doit pas être fait au détriment de la sécurité de chacun. Il est de la responsabilité de tous de trouver les moyens de conjuguer les contraintes nécessaires à la prévention des risques sanitaires et la bonne marche de son entreprise. Nous devons rester vigilant et communiquer en temps de crise avec intelligence. Digitaliser tout ce qui peut l’être va nous permettre de préserver nos ressources humaines. Innover apparait comme inévitable.
Programmer des colloques ou des conférences pour rétablir le lien
Beaucoup d’entreprises réunissent régulièrement leurs collaborateurs ou partenaireslors d’évènements de grande ampleur tels que des colloques. Or, lorsque les salles de conférence seront à nouveau disponibles à la location, il va falloir prendre en compte de nombreuses règles pour que ces réunions se passent sereinement :
- restreindre le nombre de participants pour conserver la distanciation sociale ;
- condamner certains fauteuils de la salle afin de respecter la distance conseillée entre les personnes ;
- organiser la circulation des invités dans la salle de manière raisonnée ;
- éviter les rassemblements trop importants en certains points de la salle ;
- prévoir un approvisionnement en gel hydro-alcoolique, masques, savons, voire visières ;
- assurer la désinfection des sièges, toilettes, poignées de porte, microphones, au fil de la journée ;
- procéder à une aération naturelle des locaux car la climatisation et la ventilation sont à proscrire par sécurité ;
- surveiller les allées et venues de chacun
- s’assurer que les participants respectent les gestes barrières.
La logistique de mise en place de la salle, les mesures de vigilance et d’hygiène vont coûter cher. De plus, il risque d’être difficile de convaincre tout le monde de respecter des mesures qu’elles jugent superflues. Vous risquez de froisser certaines personnes, là où le but était de resserrer les liens. Votre entreprise est responsable de la sécurité de ses salariés. Vous pouvez également être tenu responsable si malheureusement des cas de Covid-19 se déclaraient parmi les participants. Or, personne n’a envie de provoquer cela, même indirectement. Le coût financier et le coût humain peuvent au final paraître bien élevés pour une réussite incertaine.
Anticiper l’inconfort et les craintes de chacun
Comment s’adapter au nombre de places limité dans les salles de conférence ?
Cette situation inconfortable rend l’organisation d’évènements compliqué. Si l’on prend en compte le nombre de collaborateurs que l’on souhaite convier et les places disponibles en salle de conférence, alors le compte risque de ne pas y être. Les places seront limitées en raison des mesures barrières. De plus, les salles que vous louez habituellement risquent d’être inadaptées pour supporter les distances à respecter entre les personnes. Si l’on condamne un siège sur deux ou sur trois, on divise tout autant le nombre de participants. Dans ce cas, faudra-t-il louer plusieurs salles pour accueillir tout le monde ? Ou bien faire différentes sessions du même évènement à des dates différentes ? Cela oblige à deux fois plus de travail mais aussi à des dépenses plus élevées. Si vous devez louer deux salles et fournir le matériel nécessaire à la présentation et au respect des mesures sanitaires en double, le budget dédié risque de flamber. Vous aurez alors à verser des arrhes pour deux salles différentes. C’est aussi un risque plus élevé de perdre de l’argent en cas d’annulation. Et puis, les résultats seront-ils probants ? N’allez-vous finalement pas vous retrouver avec une ou plusieurs salles bien vides ?
Est-il possible de prévoir le nombre de participants ?
Dans les mois à venir, prévoir le nombre total de participants à un colloque est complexe. Combien de personnes se déplaceront réellement ? D’une part, l’incertitude fait hésiter à prévoir tout voyage ; d’autre part, tous ne voudront pas prendre le risque de venir. Certains ont peut-être des soucis de santé chroniques qui passent totalement inaperçus. Ils peuvent aussi avoir des proches qui sont des sujets fragiles. Ces deux exemples, parmi d’autres, incitent à penser que les grands rassemblements peuvent effrayer. Tous les grands évènements ont été interdits dès le mois de mars car plus de personnes se regroupent et plus le risque de contamination est grand. Même si le virus semble moins circuler, il y a tout de même des clusters, dont certains sont nés, récemment, de réunions privées de plusieurs dizaines de personnes. Réunir plusieurs centaines de personnes sera-t-il possible ? Et est-ce raisonnable de le penser ? Ne faut-il pas devancer les craintes légitimes de vos employés ?
Les déplacements sont davantage sources de stress et demandent une organisation plus stricte. Prendre les transports en commun est anxiogène. Le port du masque crée un inconfort. Aussi, risquent-ils d’y avoir de nombreux freins chez vos collaborateurs. En cas de réapparition de l’épidémie, une annulation pure et simple de votre évènement entraîne une lourde perte financière. Les arrhes versées pour la location de la salle, mais aussi les frais annexes pris en charge pour le confort de chacun et les mesures d’hygiène et d’organisation repensées pour la crise sont alors perdus. Ce sera du temps, de l’énergie, et de l’argent qui auront été dépensés pour rien.
Choisir des moyens de communication innovants pour communiquer en temps de crise
Vous avez sans doute expérimenté le télétravail et peut-être facilitez-vous désormais cette pratique. Sans doute, avez-vous aussi tenu des réunions en ligne avec votre équipe grâce à des applications de vvisioconférence. Cette solution est pratique mais aussi économique. Elle ne fait pendre aucun risque et permet de s’exprimer en direct avec chacun. Notre entreprise, Cbc Technology, a développé des solutions pour la tenue de conférences évènementielles. Après avoir, notamment, mis au point une application performante pour les salles de spectacles, nous avons permis à celles-ci de travailler. En fait, les spectacles ont eu lieu à distance, tout en permettant les interactions entre les artistes et le public. Fort de ce succès et persuadés que cette manière de communiquer est applicable au monde de l’entreprise, nous pouvons aujourd’hui vous proposer la meilleure solution pour organiser vos colloques en toute sécurité.
Nous possédons une salle équipée pour la conférence évènementielle au cœur de Paris. Celle-ci vous reçoit et vous offre la possibilité de faire votre présentation en la partageant via la vidéo en streaming avec l’ensemble de vos collaborateurs sans qu’ils aient à se déplacer. Vous assurez à la fois votre évènement et réalisé ses objectifs et vous permettez à tous de suivre et d’interagir depuis chez lui, sans courir le moindre risque sanitaire.
Communiquer en temps de crisedemande de s’adapter. Si personne ne peut garantir à quand la situation reviendra à une certaine normalité, faire face à l’incertitude ne doit pas être un frein au développement des entreprises. Trouver des alternatives, développer des stratégies pour renouveler les manières de communiquer permettra de dépasser la crise du Covid-19 ou toute autre crise qui pourrait surgir à l’avenir. C’est en osant innover que vous maintiendrez le lien avec vos collaborateurs et partenaires. Vous leur montrez ainsi combien ils sont précieux, et replacez la parole humaine au sein de l’entreprise. La société va confier à la technologie le pouvoir de renouer le contact et de retrouver une dimension sociale dans les échanges.
