Organiser un événement multi-sites en visioconférence apporte de nombreux avantages.

Réaliser des économies

L’organisation d’un événement multi-sites dispense les collaborateurs de se déplacer et cela génère une économie importante sur les frais de transport, les hébergements ainsi que toutes les autres dépenses liées à ces déplacements.

Gagner du temps

Le deuxième avantage apporte un gain de temps. Le message diffusé est perçu par l’ensemble des collaborateurs au même moment. Il n’y a pas de déformation du message et l’ensemble des collaborateurs pourront échanger entre eux sur la même base d’information.

Favoriser l’interactivité

Ensuite, le troisième avantage est lié à l’interactivité qui peut être utilisée lors de cet événement. Des questions peuvent être posées en direct. L’audience présente sur l’ensemble des sites peut y répondre en utilisant son smartphone. Les questions, les réponses vont générer de nouveaux échanges qui n’auraient pas pu être fait en direct avec l’ensemble des collaborateurs.

Résoudre une equation qui peut être compliquée

Le dernier avantage est d’ordre pratique. Certaines entreprises qui ont beaucoup de collaborateurs ne trouvent pas de salles suffisamment grandes pour réunir l’ensemble des salariés.

Comment organiser son événement.

Tout d’abord vous devez définir les lieux ou vous souhaitez que vos collaborateurs soient reçus. Sur ce point, ça peut être une salle louée dans un hôtel, dans une salle de l’entreprise ou tout autre type de lieu pouvant accueillir du public. Ensuite, il vous faudra préparer les documents (Powerpoint) qui seront diffusés pendant votre événement. Attention de ne pas mettre des polices de caractères trop petites sous peine qu’on ne puisse pas lire sur les écrans de diffusion ce qui est écrit. La taille en dessous duquel il ne faudrait pas descendre serait 20. Une fois les lieux retenus il faut s’assurer qu’ils bénéficient d’une ligne internet avec un débit suffisamment important pour pouvoir faire de la visioconférence. Sur chaque lieu nous préconisons une bande passante de 2 mégabits symétriques. Ensuite soit le lieu dispose de la ligne, sinon il faudra faire installer une ligne temporaire par un opérateur.

Nous vous accompagnons

Si la technique n’est pas votre passion nous pouvons nous en charger. En fonction de la taille des lieux il va falloir définir le type de matériel audiovisuel le mieux adapté. La prise vues (Nombre de caméras) Diffusion vidéo (Écrans /vidéoprojection)

La sonorisation (Nombre de micros pour les intervenants/ Micros pour questions salle), enceintes pour la diffusion.

Enregistrement de l’événement (Qui pourra ensuite être déposé sur votre site web ou sur Youtube.

Comment ça fonctionne.

Un ensemble de visioconférence est installé sur chaque site. En fonction de la taille de la salle soit la caméra fournie de base avec le système de visioconférence est conservée, soit elle est remplacée par une caméra plus professionnelle.

Identique pour le son, soit le micro du système de visioconférence est conservé si la salle est petite soit on se connecte sur la sonorisation de la salle. Ensuite chacun des sites appelle un « Pont ». Un pont c’est un serveur qui reçoit de chacun des sites le son, la vidéo ainsi que les documents Powerpoint. Ensuite les flux sont redistribués vers tous les sites connectés. Sur chacun des sites un technicien est sur place et s’occupe de cette partie technique.

Contactez -Nous

Voilà c’est aussi simple que ça. Si avez des questions je suis à votre disposition pour y répondre. Si vous avez un projet n’hésitez pas à me joindre. On pourra prendre 30 mn par téléphone pour étudier votre demande.